Communication¶

En amont de votre événement, vous aurez à communiquer : pour attirer un maximum de participants, et pour partager les informations pratiques aux personnes déjà inscrites.

Lieu regroupant les informations¶

Nous vous conseillons de regrouper toutes les informations liées à votre événement sur un lieu unique, et facilement accessible. Cela peut être la page d'un événement sur Facebook, ou un site web dédié par exemple. Vous pouvez d’ailleurs facilement créer un site web avec Google Sites.

Ce lieu servira de référence pour les joueurs, où ils pourront trouver :

Les dates de l'événement
Le lieu exact de l'événement
Comment accéder au lieu du tournoi
Comment s'inscrire aux différents tournois, et à quel prix
La boutique et les artistes présents sur l'événement
etc.

Discord¶

Discord est un excellent moyen de communiquer avec les participants. Vous pouvez créer un Discord dedie pour l'événement, ou réutiliser le Discord de votre association / de votre boutique. Vous pouvez inviter les joueurs sur votre Discord, pour faciliter les échanges.

Mails¶

Au moment des inscriptions, vous avez récolté les adresses mails des participants.

Nous vous conseillons d'envoyer des mails d'informations aux joueurs : le premier deux semaines avant votre tournoi, et un rappel une semaine avant le jour J. Vous pouvez y mentionner, entre autres :

Un lien pour rejoindre votre Discord
L'heure de début du tournoi
Le nombre de rondes que les joueurs joueront
L'heure prévue pour la fin des rondes
Si les joueurs devront pointer le matin du tournoi, ou si l'inscription en ligne suffit
L'adresse exacte du tournoi, avec les manières d'y accéder (parkings, lignes de bus, etc.)
Le nombre de joueurs inscrits. Faites un rappel pour que les personnes qui ne viennent pas se manifestent le plus tôt possible. Et si votre tournoi n'est pas encore plein, signalez-le ici : les joueurs peuvent pousser leurs amis à s'inscrire
Le nom de la boutique qui sera sur place, et comment la contacter (si les joueurs veulent réserver des cartes)
Les noms des artistes présents, pour que les joueurs amènent leurs cartes à faire signer
La présence sur place d'une buvette, ou d'un traiteur. Mentionnez que manger à la buvette est la meilleure manière de soutenir l'association

RGPD

Quand vous envoyez des mails aux joueurs, pensez bien à mettre les destinataires en copie cachée. Les emails sont des données personnelles que les joueurs vont ont confiées, ils n'ont probablement pas envie qu'elles soient communiquées à tous les autres participants.