Former son équipe¶
Un événement ne s'organise pas seul, vous allez devoir former une équipe pour proposer la meilleure expérience possible aux joueurs. Vous devrez trouver des personnes compétentes et motivées, vous appuyer sur elles et les mener.
Si vous êtes à la tête d'une association, il nous semble essentiel de vous appuyer sur vos membres :
- Pour éviter le burnout des membres du bureau
- Pour partager les compétences acquises
- Pour ne pas personnifier l'association, afin de pérenniser les activités de l'association
Arbitres
Les arbitres, et le Head Judge en particulier, vous seront d'une aide cruciale pour votre tournoi. Nous ne les mentionnons pas ici, mais il existe une page dédiée sur le sujet que vous trouverez ici.
Comité de pilotage¶
En amont, pour la préparation du tournoi, vous aurez besoin de personnes pour vous épauler. Nous vous conseillons de former cette équipe le plus tôt possible dans le processus, pour que les personnes soient le plus impliquées, et motivées, possible.
Examinons différents profils qui sont les plus à même de vous aider.
Membres du bureau de l'association¶
Ces personnes sont a priori déjà impliquées dans l'association, et sont motivées pour vous aider. Elles ont souvent acquis des compétences spécifiques, et savent utiliser les outils dont l'association dispose.
Arbitres¶
Si des arbitres sont prêts à vous aider dans l'organisation de l'événement, en plus des arbitres qui seront présents sur place, profitez-en. Ils ont beaucoup d'expérience des tournois, et sur la gestion d'événement en général. Ils connaissent également les attentes des joueurs compétitifs.
Joueurs compétitifs¶
Les joueurs compétitifs, habitués aux tournois locaux, ou même majeurs, connaissent les attentes de leurs pairs. Souvent très implantés dans des communautés en ligne, ils sauront aussi motiver d'autres joueurs à faire le déplacement, et à faire de la pub pour votre événement en général.
Experts dans un domaine¶
A travers leurs expériences, professionnelles ou non, certaines personnes ont acquis des compétences spécifiques dont vous pourrez tirer parti :
- Comptabilite
- Evenementiel
- Gestion de buvette
- Cuisinier / boulanger / patissier
- Streaming
- etc.
Le jour même¶
Le jour même vous aurez besoin de personnes pour mettre en place la salle, gérer la buvette, guider les joueurs, etc. En somme, exécuter le plan que vous avez préparé en amont.
Les personnes du comité de pilotage, ou d'autres personnes membres de l'association, peuvent aider le jour même. Pour de nombreux postes, vous avez surtout besoin de bras et de jambes :)
Comment remercier les bénévoles¶
Les bénévoles ont donné de leur temps pour vous aider dans votre événement. Il nous semble essentiel de les remercier pour leur investissement.
Avant toute chose, assurez-vous que ces bénévoles n'aient pas à dépenser des sommes conséquentes pour venir vous aider (déplacement et hébergement par exemple). Pensez également à leur offrir le repas du midi (voire du soir), et des collations lors de la journée.
Voici quelques moyens que nous avons employés pour remercier nos bénévoles, dont vous pouvez vous inspirer :
- Offrir une PAF à un tournoi que nous organisons. Soit pour le même événement (une personne aide le samedi mais joue le dimanche, par exemple) ou pour un événement futur
- Distribuer des goodies aux bénévoles : soit les mêmes auxquelles les joueurs ont droit, soit des cartes promotionnelles ou des boosters que nous avions accumulés lors d'événements passés
- Payer un restaurant aux bénévoles quelques jours après l'événement. C'est aussi l'occasion de débriefer et de partager un bon moment avec ces personnes