Prendre les inscriptions¶
Une fois votre événement annoncé, on peut imaginer que les joueurs vont essayer de s'inscrire à votre tournoi. Il est essentiel de faire en sorte que cette étape soit aussi simple que possible pour les joueurs, mais aussi de récolter les informations dont vous aurez besoin pour assurer le bon déroulement de votre tournoi.
Informations nécessaires¶
Voici les informations minimum que vous devrez demander aux joueurs :
- Un nom de famille
- Un prénom
- Un email
Le nom et le prénom permettent d'identifier les joueurs, c'est assez clair. L'adresse e-mail permet de les contacter plus tard, pour leur communiquer les informations liées à l'événement. Nous rentrerons plus dans les détails dans l'article sur la communication avec les joueurs.
En plus de ces informations, vous pouvez également demander un numéro de téléphone. Cela permet de pouvoir contacter les joueurs plus rapidement qu'un e-mail, en cas d'urgence, ou de désistement de dernière minute si la personne est sur liste d'attente.
Les informations que vous collectez sont des informations personnelles, prenez-en soin.
Decklistes
Ne demandez surtout pas de decklistes aux joueurs au moment de l'inscription. Vous n'en avez pas besoin pour le moment, et les joueurs ne savent pas longtemps à l'avance ce qu'ils joueront à votre tournoi. Ne rajoutez pas d'obstacle à l'inscription.
Comment récolter les informations¶
Il est crucial que les joueurs sachent comment s'inscrire à votre tournoi, et que l'inscription soit la plus facile possible. Nous allons passer en revue plusieurs moyens de récolter les inscriptions. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, soyez clair dans votre communication sur la procédure à suivre pour s’inscrire.
Messages privés¶
Vous pouvez gérer les inscriptions par messages : Facebook, Discord, SMS, appel téléphonique, etc. C'est souvent pratique pour les joueurs, parce qu'ils ont déjà l'habitude de vous contacter via ces plateformes.
Nous vous déconseillons néanmoins de multiplier les manières de se pré-inscrire, car la logistique de votre côté va se complexifier très rapidement.
Si vous choisissez cette méthode d'inscription, pensez bien à systématiquement demander les informations nécessaires aux joueurs, comme nous l'avons décrit plus haut. Pensez à compiler ces données dans un document facilement accessible. Un tableur Google Sheet est idéal.
Formulaire Google¶
Vous pouvez créer un formulaire Google pour facilement récolter les informations nécessaires.
Ne multipliez pas les champs, pour ne pas décourager les joueurs. Pensez à rappeler la date et le lieu de l'événement directement dans le formulaire, pour que les choses soient les plus claires possible.
Voici un exemple de formulaire dont vous pouvez vous inspirez : formulaire d'inscription
Vous pouvez créer un lien entre votre formulaire et une feuille de calcul Google Sheets. De cette manière, vous aurez facilement accès aux informations nécessaires dans un tableur prêt à l'emploi.
HelloAsso¶
Si vous êtes une association, vous pouvez utiliser HelloAsso pour prendre les inscriptions. Utiliser le service est gratuit pour vous, et pour les joueurs, tirez-en parti :)
Site dédié¶
Si vous avez déjà un site dédié, par exemple parce que vous avez une boutique en ligne, vous pouvez vendre les inscriptions au tournoi directement sur votre site.
Pensez à ne pas inclure de frais de port, et demandez bien les informations nécessaires au moment du paiement. Typiquement si une personne achète paie pour plusieurs inscriptions, demandez lui les informations pour les autres joueurs.
Nombre maximum d'inscriptions¶
Pensez à limiter le nombre d'inscriptions à votre tournoi, pour empêcher les déconvenues le jour J. Rien de pire que de voir arriver des personnes inscrites, que vous ne pouvez finalement pas accueillir dans votre tournoi.
Si vous voulez anticiper les personnes qui se désistent, vous pouvez choisir de prendre un peu plus d'inscriptions que la capacité "officielle" de votre tournoi. Soyez prêts néanmoins à accueillir les joueurs surnuméraires le cas échéant : il faudra des tables et des chaises en plus, et peut-être que ces joueurs rajouteront une ronde au tournoi.
Liste d'attente¶
Pour gérer les désistements, vous pouvez aussi créer une liste d'attente. La maniere de proceder va dépendre du moyen d'inscription choisi :
- Vous pouvez mettre à jour votre formulaire Google pour indiquer que les inscriptions sont désormais en liste d'attente
- Sur HelloAsso, il est possible de créer plusieurs produits sur un même événement : créez un produit gratuit, qui permet aux joueurs de s'inscrire sur liste d'attente
- De la même manière, si vous avez un site en ligne dédié, vous pouvez créer un produit supplémentaire pour la liste d'attente
Avoir une liste d'attente permet de pallier aux désistements éventuels, et de faire en sorte que votre tournoi ait le plus de participants possibles. Cela demande néanmoins beaucoup d'efforts : contacter les personnes sur liste d'attente est fastidieux, et elles sont souvent peu réactives.
Vous pouvez faire le choix de communiquer à la communauté locale en priorité quand il y a un désistement : ce sont des joueurs que vous connaissez déjà, qui seront plus réactifs, et qui n’ont pas de déplacement à prévoir.
Paiements en ligne¶
Dans cet article nous avons parlé d'inscription. Cela dit, une inscription sans paiement n'est finalement qu'une pré-inscription. Vous pouvez choisir de prendre un paiement en ligne, au moment de l'inscription.
En fonction de la manière dont vous prenez les inscriptions, vous pourrez plus ou moins facilement faire payer les joueurs en ligne. Avec HelloAsso les paiements en ligne sont inclus. Si vous êtes une boutique avec un site de vente en ligne, vous êtes déjà habitués à prendre des paiements en ligne. Si vous utilisez un formulaire Google, vous ne pourrez pas faire payer les joueurs au moment de l'inscription.
La volonté de prendre les paiements à l'inscription peut vous aider à choisir votre méthode d'inscription.
Pour quoi faire ?¶
Prendre les paiements en ligne, au moment de l'inscription, permet pour vous d'avoir l'argent de la PAF plus tôt, et de ne pas attendre le jour de l'événement. Cela vous fait de la trésorerie, ce qui rend l’achat des lots plus simples, par exemple.
Parce que les joueurs ont déjà payé pour leur place, ils seront moins à même de se désister pour l'événement. Ou s'ils se désistent, ils vous préviendront à l'avance, pour que vous les remboursiez.
Les personnes qui ne se présentent pas le jour J, sans prévenir, sont particulièrement disruptives pour votre événement, c'est donc un avantage important de minimiser ces situations.
Parce que vous prenez les paiements à l'avance, vous n'avez pas à les prendre le jour du tournoi. Cela simplifie la logistique du jour J, en particulier l'heure avant le début du tournoi, qui est souvent cruciale.
Ne pas prendre les paiements le jour même permet aussi de minimiser l'argent liquide que vous manipulez, qui est un autre avantage : moins de risques, et une caisse plus facile a compter a la fin de la journée.
Difficultés¶
De manière très pratique, les joueurs vont devoir avancer la PAF du tournoi. Cela les oblige à avoir une carte bleue pour payer en ligne, et d'avoir l'argent au moment de l'inscription, et pas le jour du tournoi.
Souvent les paiements en ligne s'accompagnent de frais (sauf si vous passez par HelloAsso). Cela diminue mécaniquement vos rentrées d'argent.